Ik weet het: een to-do-lijst kan erg handig zijn
Met een to-do-lijst hou je overzicht en weet je precies wat je moet doen. Maar tegelijkertijd is een to-do-lijstje in de praktijk vaak ook een enorme valkuil. Het middel kan gaan zorgen voor enorme stress en het plezier in wat je doet behoorlijk verminderen.
Je (her)kent het misschien wel
Je bent de dag begonnen met een handig to-do lijstje (op papier of in je hoofd) en aan het eind van de dag is dat lijstje niet veel kleiner geworden. Integendeel, door allerlei onverwachte telefoontjes en mailtjes is het alleen maar groter geworden. Je vraagt je af hoe dat kan na een dag hard werken…
Het is natuurlijk ongelooflijk frustrerend
Je werkt hard en je actielijst wordt maar niet kleiner. De meest voor de hand liggende oplossing lijkt misschien om je minder te laten afleiden en net ietsje harder te werken zodat je aan het eind van de dag meer actiepunten hebt afgehandeld. Maar als je mij een beetje kent weet je dat dit niet mijn oplossing is. Ik probeer je juist te laten zien hoe je meer resultaat kunt boeken met minder stress. 😉
Je kunt besluiten om dan maar helemaal geen to-do lijstje meer te maken
Maar wat als je iemand bent die zo’n lijstje handig vindt of zelfs nodig heeft? Als je door een to-do-lijstje per maand, week of zelfs dag juist die rust en structuur krijgt, waardoor je met minder stress kunt werken? Dan lijkt er niets anders op te zitten dan op dezelfde manier door te gaan en de frustratie dan maar te accepteren.
Ik heb zelf jaren met dit verschijnsel geworsteld
En om eerlijk te zijn, af en toe nog steeds. Gelukkig weet ik nu hoe ik de combinatie van hard werken en groeiende to-do-lijst kan voorkomen. En toch werk ook ik met een soort van to-do-lijst….. maar die maak ik op een andere manier dan jaren geleden.
Ik geef je enkele tips die voor mij heel goed werken.
Hou je doel voor ogen bij alles wat je doet en voorneemt om te doen
Een doel stel je om (op termijn) te realiseren. En dat gebeurt niet vanzelf helaas. Zorg als ondernemer dat je altijd de scherpe focus houdt op je doel. Vraag je regelmatig af in hoeverre het werk dat op je to-do lijstje staat, bijdraagt aan het realiseren van je doel. Of beter nog: vraag je dat af voordat je het op je lijstje zet.
En neem dan de beslissing of je het op je actielijst plaatst of niet.
Hak je lange termijn doel in behapbare subdoelen
Bij elk jaardoel die je hebt gesteld, ga je kijken welke acties je tot die tijd moet ondernemen om het doel te realiseren. Heb je het concrete doel om over een jaar een bepaalde dienst of product 2000 keer te hebben verkocht? Bepaal dan welke acties op welke termijn nodig zijn om dit te realiseren. Wanneer is je product klaar, wanneer start je met welke marketingactiviteiten etc. Deze acties plan je dan in de tijd, per maand. Mijn maandoverzicht is mijn to-do-lijstje en dat is prettig want ik ervaar daardoor minder tijdstress.
Plan je acties vervolgens in
De volgende belangrijke stap is om de acties daadwerkelijk in te plannen. En wel in je agenda! Daarmee maak je je werk heel concreet en inzichtelijk per week. En omdat je het per dag inplant, zie je ook meteen of je planning realistisch en haalbaar is. Want het werk dat je inplant, moet realiseerbaar zijn in de tijd die je per week kunt of wilt besteden aan ‘werken aan je bedrijf’.
Werk met bloktijden
Het werkt een stuk efficiënter als je de beschikbare werktijd indeelt in blokken van 3 uur. Per blok bepaal je waar je mee aan de slag gaat: acquisitie, administratie, (online)marketing, productontwikkeling, klantcontact etc. Door verschillende marketingacties in één blok te plannen hoef je niet vaak te schakelen en raak je in een ‘marketingflow’. Dat is prettig en scheelt je ook veel tijd.
Belangrijke tip: plan ook je bloktijden vrije tijd!
Mijn to-do lijstje is een stuk korter geworden kan ik je vertellen
En mijn planning is tegenwoordig een stuk overzichtelijker. Met als gevolg weinig frustratie aan het eind van een werkdag, waardoor ik een stuk relaxter onderneem dan een paar jaar geleden.
En al die onverwachte en ongeplande dingen die op me af komen? Ook daarvoor heb ik een (beperkte) tijd per week geblokt. En als die tijd te krap is, word ik extra gestimuleerd om me af te vragen: klopt dit nog met mijn doelen en wil ik er dus écht iets mee doen?
