Tijd is kostbaar, ook voor jou als ondernemer. En toch behoor jij zeer waarschijnlijk tot de grote groep ondernemers die elke dag heel veel tijd verspillen, zonder dat ze er erg in hebben. Stel je eens voor dat je elke dag meer tijd zou hebben om te doen wat belangrijk is, of gewoon om lekker niks te doen. Ik weet zeker dat ook jij dat kunt realiseren.
Hoe? Door anders om te gaan met je e-mail!
Als ik een email bericht lees wil ik altijd direct reageren.
Ik denk namelijk dat de verzender echt letterlijk achter zijn computer zit te wachten op mijn antwoord. Een hele vervelende eigenschap van mezelf. Dus ik heb een tijd lang elke e-mail die ik ontving meteen beantwoord. Met als gevolg dat er vaak binnen een uur een vervolgmail kwam met een vervolgvraag. Of erger: een hele andere vraag omdat de eerste onvolledig of niet de juiste was. Waardoor mijn eerste beantwoording in feite verspilde tijd was geworden.
Beter is om elk email bericht minstens een dag te laten rusten.
Een e-mailbericht pas na een dag beantwoorden kan enorm veel tijdwinst opleveren. Ook dat kan ik je uit ervaring vertellen. Het gebeurt namelijk heel vaak dat een superbelangrijk email bericht na tien uur ineens niet meer relevant is geworden. Omdat de zender zelf al een antwoord op zijn vraag heeft gevonden, of simpelweg omdat in tien uur tijd heel veel kan veranderen. Waardoor beantwoorden van de mail niet meer nodig is. In dat geval ontvang je meestal binnen een dag een bericht die dat bevestigt.
Maar hoe moet dat dan met urgente email die je direct moet beantwoorden?
Als degene die jou een email bericht stuurt echt direct antwoord nodig heeft, zal hij of zij je zeer waarschijnlijk bellen. Dat gaat in de regel altijd sneller, zelfs als er een voicemail tussen zit. En als je bang bent dat er qua urgentie iets mis gaat kun je natuurlijk altijd je automatische email beantwoorder gebruiken waarin je meldt dat je de e-mail slechts één keer per dag behandelt. Maar wees eens eerlijk, hoeveel echte spoedgevallen zaten er de afgelopen week tussen je email? Kijk er je mailtjes nog eens op na.
Veel email berichten bevatten niet-noodzakelijke en niet-urgente informatie.
Noodzakelijke informatie is informatie die je absoluut nodig hebt om je doelen te bereiken. Noodzakelijk wil echter niet zeggen dat het geen dag kan wachten. Urgente informatie is informatie die je nodig hebt om te voorkomen dat je aan het eind van de dag verder weg bent van het bereiken van die doelen. Ik heb zelf nog nooit een noodzakelijk en urgent bericht per mail ontvangen om heel eerlijk te zijn. Tenminste, ik kan het me niet herinneren.
De meeste email berichten zijn niet relevant voor jou.
Krijg jij net als ik ook email berichten als cc gestuurd?
Je bent lid van een werkgroep en alle berichten gaan automatisch naar iedereen in de groep. Ook al kun jij er helemaal niets mee of wordt er van jou helemaal niets verlangd of gevraagd.
Of wellicht was het bericht in eerste instantie wel informatief, en blijf je nu alle antwoorden van anderen ook ontvangen omdat iedereen standaard klikt op ‘allen beantwoorden’. En inmiddels is het onderwerp al lang niet meer hetzelfde als in het begin. Er worden heel wat discussies per email gevoerd.
Allemaal niet-relevante email berichten!
Veel ondernemers beginnen de dag met het checken van hun email.
Omdat het email lezen een routineklus is, relatief ontspannen en gemakkelijk om de werkdag mee te starten. Daar is op zichzelf niet zo heel veel mis mee, mits je de e-mailberichten direct afhandelt. Want als je ze niet direct afhandelt moet je later op de dag het bericht opnieuw lezen en dan eventueel beantwoorden. Waardoor de eerste keer lezen verspilde tijd is geworden. Ik ken mensen die de meeste email berichten minstens drie keer lezen voordat ze er iets mee doen….. ik deed dat zelf tot voor kort ook.
Mijn tip: Werk één keer per dag aan je email, bij voorkeur op een vast tijdstip.
Door een vaste routine in het lezen en beantwoorden van je email berichten aan te brengen creëer je rust voor jezelf. Het beste moment om dat te doen is overigens net voor of na de lunch.
Natuurlijk is het in het begin niet gemakkelijk om dit vol te houden, maar je zult merken dat je steeds gemotiveerder raakt omdat je elke dag tijd overhoudt. Ik ben zelf nu al zover, handel rond lunchtijd mijn e-mails af en ben daar heel tevreden mee. Sterker nog, ik ben van plan om over een tijdje in plaats van vijf keer nog slechts drie keer per week te werken aan mijn email.
Als dat maar goed gaat…. 😉
Hoeveel tijd verspil jij eigenlijk met je email? Reageren mag hieronder 🙂
